Video konferans, verimliliği ve üretkenliği artıran birçok fayda sunarak ekiplerin iş birliği yapma biçiminde devrim yarattı. Ancak yine de her teknoloji gibi sanal toplantı odaları da kendine özgü potansiyel riskleri ve dezavantajları taşıyor. Çalışanların video konferans sırasında güvende kalmaları için neleri bilmeleri gerekir?
Geçtiğimiz birkaç yıl içinde, işle ilgili olanlar da dahil olmak üzere birçok sosyal etkileşim yavaş yavaş çevrimiçi ortama taşındı. Anlaşılır bir şekilde, pandemi bu süreçte önemli bir faktör oldu. Gitnux 2023 Market Data Raporu’na göre, COVID-19 nedeniyle video konferans uygulamalarının kullanımı %62 oranında arttı. Yüz yüze toplantılarla karşılaştırıldığında, sanal toplantı daha az kişisel olabilir, ancak planlanması çok daha kolaydır ve neredeyse her yerde yapılabilir.
Yine de çevrimiçi etkileşimler kendi risklerini de beraberinde getirir. Video konferans genellikle gizli konuların tartışılmasını içerir. Yetersiz gizlilik kontrolleri, özellikle de katılımcılar ayarlarını düzgün bir şekilde yapılandırmazlarsa, hassas bilgilerin yanlışlıkla paylaşılmasına neden olabilir. Ayrıca, sanal toplantı ların kaydedilmesi ve saklanması, özellikle de bu kayıtlar uygun şekilde yönetilmez ve güvence altına alınmazsa, veri gizliliği endişelerine yol açabilir.
Video konferans platformları da güvenlik ihlallerine karşı savunmasız olabilir. Bilgisayar korsanları yazılımdaki zayıflıklardan yararlanarak sanal toplantılara yetkisiz erişim sağlayabilir ve hassas şirket verilerini veya konuşmaları ifşa edebilir. Davetsiz kişilerin saldırgan içerik veya diğer rahatsızlıklarla toplantıları bozduğu “Zoombombing” olayları riski de güçlü güvenlik önlemlerine duyulan ihtiyacı vurgulamaktadır.
Şirketinizin verilerini riske atmamak için ne yapabilirsiniz? İşte BT uzmanlarının her çalışana aşılaması gereken bazı güvenlik önlemleri.
Video konferans için yalnızca yetkili yazılım:
- Çalışanların yalnızca BT departmanı tarafından onaylanan video konferans programlarını kullandığından emin olun. Yetkisiz yazılımların güvenlik açıkları olabilir.
- Video konferans araçlarının güvenlik ayarlarını doğrulayın ve şifreli video konferans platformlarını kullanmaya öncelik verin.
Güçlü şifreler:
- Video konferans hesapları için güçlü, benzersiz parolalar kullanılmasını teşvik edin.
- Ek bir güvenlik katmanı için çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) uygulayın.
Video konferans için gizlilik ve ağ güvenliği:
- Çalışanlara video konferans araçlarını halka açık Wi-Fi ağlarında kullanmamalarını hatırlatın.
- Aktarım sırasında verileri korumak için uzaktan bağlanırken VPN (Sanal Özel Ağ)kullanılmasını teşvik edin.
- Hassas bilgilerin yanlışlıkla açığa çıkmasını önlemek için halka açık yerlerde görüntülü görüşme yapmamanın önemini vurgulayın.
Yazılım güncellemeleri:
- En son, yamalı sürümleri kullandıklarından emin olmak için çalışanları video konferans yazılımları için otomatik güncellemeleri etkinleştirmeye teşvik edin.
- Güvenlik güncellemelerini kuruluşunuzdaki tüm uç noktalara sistematik olarak uygulamak için bir güvenlik açığı ve yama yönetimi çözümüne sahip olun.
Güvenli ekran paylaşımı:
- Çalışanlara ekran paylaşımı oturumları sırasında yalnızca gerekli pencereyi veya belgeyi paylaşmaları talimatını verin. Gerekmedikçe masaüstünün tamamını paylaşmaktan kaçının.
- Çalışanları veri güvenliği konusunda eğitin. Hangi verileri başkalarıyla paylaşabileceklerini ve hangilerinin gizli kalması gerektiğini biliyorlar mı?
- Daha büyük bir video konferans düzenlerken, düzenleyici ekran paylaşımını sınırlayabilir ve yalnızca doğrulanmış kullanıcılara izin verebilir.
Güvenli ev ofis video konferans için önemli:
- Çalışanlara ev ofislerindeki yönlendiricilerin ve Wi-Fi ağlarının varsayılan şifrelerini değiştirmelerini tavsiye edin.
- Çalışanların güvenli bağlantılar için WPA2 veya WPA3 ile şifrelenmiş Wi-Fi kullandığından emin olun.
Görüntülü aramaları güvenli bir şekilde düzenlemek:
- Yetkisiz erişimi önlemek için giriş için erişim kodları veya şifreler isteyin.
- Davet bağlantılarını yayarken dikkatli olun ve güvenli bir şekilde paylaşıldıklarından emin olun.
- Etkinlikler halka açık olduğunda her zaman katılımcıları kabul edin ve çıkarın.
- Erişim izni vermeden önce katılımcıları incelemek ve onaylamak için “bekleme odası” özelliklerini etkinleştirin.
- Geç gelenleri önlemek için tüm katılımcılar katıldıktan sonra toplantıyı kilitleyin.
Videoların güvenli bir şekilde saklanması:
- Video konferansları kaydettikten sonra, görüntülerin yalnızca yetkili personelle sınırlı erişimle güvenli bir şekilde saklandığından emin olun.
- Hassas bilgileri korumak amacıyla depolanan video kayıtları için şifreleme ve erişim kontrolleri uygulayın.
- Veri gizliliği ve güvenliğini korumak için bu kayıtlara kimlerin erişebileceğini düzenli olarak gözden geçirin ve denetleyin.
- OneDrive veya Microsoft Teams gibi uygulamalara yönelik önleyici koruma sağlamak için bulut uygulaması korumasını kullanın.
Bu uygulamaları takip ederek, yalnızca çalışanlarınızın sanal toplantı sırasında dijital güvenliğini artırmakla kalmayacak, aynı zamanda profesyonel ilişkilerini güvenli bir şekilde geliştirmelerini de sağlayacaksınız.
